Contact

Legalisatie documenten

Legalisatie documenten. VisumService.nl, vraagt uw documenten aan en begeleidt u tijdens het gehele proces en bezorgt u uw legalisatie. Lees de onderstaande pagina goed door voordat u een keuze maakt! Tip, sla deze pagina op in uw bladwijzers zodat u de volgende keer direct naar deze pagina kunt terugkeren!

Legalisatie van documenten aanvragen

Legalisatie van documenten aanvragen. Lees deze pagina goed door, hier vindt u alle informatie over legaliseren van documenten. De informatie en een klein overzicht van de kosten bij verschillende instanties / ambassades is te vinden door op het land te klikken. We hebben een vast bemiddelingsbedrag per traject per land.
Naast het vaste bemiddelingsbedrag betaal je per legalisatie bij de verschillende instanties!

Het opdrachtformulier moet u invullen (soms ook een aanvraagformulier, zoals voor China en Taiwan).

Stuur na voltooiing van het opdrachtformulier alle documenten naar ons op. We gaan naar alle noodzakelijke autoriteiten om uw documenten te legaliseren.

Bent u bekend met de procedure en kosten, dan kunt u direct het opdrachtformulier invullen en de documenten naar ons opsturen.

Legalisatie van documenten aanvragen

De procedure

Om een officiële Nederlands document bruikbaar te maken voor andere landen. Autoriteiten in het buitenland weten dan zeker dat het document uit Nederland officieel en legaal is.

Wat is legaliseren?

De vaststelling dat een document is afgegeven door een daartoe bevoegd persoon en dat de handtekening op het document inderdaad tot de ondertekenaar behoort. In de praktijk is soms een hele reeks van handtekeningen van instanties nodig die op de hoogte zijn van elkaars bevoegdheid. Dit heet een legalisatieketen.   

We hebben twee voorbeelden van deze legalisatieketen / traject verderop in de tekst van deze pagina.

Officiële documenten

Landen stellen verschillende eisen aan de afgifte van officiële documenten. Daarbij gaat het bijvoorbeeld om trouwaktes of een testament. Maar ook om zakelijke documenten, zoals verklaringen van de Kamer van Koophandel, diploma’s of vergunningen. Daarnaast is het van belang dat autoriteiten van een land zeker weten dat een document door een officiële instantie is afgegeven.

Doktersverklaring of een medicijnverklaring

Medicijnverklaring

Als reizigers opiaten gebruiken, hebben ze vaak een medicijnverklaring nodig. Die verklaring moet vaak ook worden gelegaliseerd.

Medische verklaringen voor het buitenland

Laat ook uw gezondheidsverklaring/doktersverklaring door ons legaliseren.

Kies bovenaan deze pagina het juiste land en maak een online aanvraag aan op onze website.

Op de pagina van het bestemmingsland krijgt u een klein overzicht van de meest voorkomende kosten

De bestemmingspagina geeft aan of het consulaat zich in Nederland of België bevindt

Met de locatie van het consulaat weet u wat onze kosten per project zullen zijn

U vindt er ook het opdrachtformulier, dat u online kunt invullen, uitprinten en ondertekenen  (let op dat China en Taiwan ook met een extra  aanvraagformulier werken!).

Verzamel alle te legaliseren documenten en stuurt ze per aangetekende post naar ons adres samen met ons opdrachtformulier.

VisumService.nl/legalisaties
Anna Paulownastraat 63
2518 BC Den Haag

Zodra we de documenten hebben ontvangen, starten we direct het proces en sturen we u een factuur per e-mail zodra alles klaar is.

Legalisatie-van-documenten-aanvragen

Wat is dat, een handtekening van een autoriteit erkennen/legaliseren?

Erkenning van het originele document

Er zijn zoveel verschillende documenten die op consulaten worden afgeleverd voor legalisatie (erkenning van origineel document), omdat consulaten hun authenticiteit niet kunnen onderscheiden. Daarom willen de ambassades dat één Nederlands Ministerie dit van tevoren voor hen doet. Meestal is dit het Ministerie van Buitenlandse Zaken. Soms kan het ook de Kamer van Koophandel zijn of de notaris. Dat verschilt per consulaat. Als de ambassade alleen de geregistreerde handtekening van het Ministerie van Buitenlandse Zaken herkent, dan moet het document vooraf door het Ministerie van Buitenlandse Zaken gelegaliseerd (erkend) worden! Het document krijgt dus twee legalisaties.

Wat is dat, jullie traject?

Ons traject begint met de ontvangst van uw documenten. We controleren de documenten om er zeker van te zijn dat alles in orde is. Daarna starten we het traject, het afgeven en ophalen van uw documenten bij de juiste autoriteiten. Het doel is om de documenten uiteindelijk naar het consulaat van bestemming te brengen. Vaak duurt het meerdere dagen, omdat de afstanden en openingstijden van de instanties alleen ‘s ochtends toegankelijk zijn. Ook bij de ambassade is de legalisatie zelden dezelfde dag afgerond, omdat ze vaak ook alleen in de ochtend open zijn. Laat de legalisatie van documenten aanvragen.

Een traject als voorbeeld:

1.) Ministerie van Buitenlandse Zaken – 2.) en het consulaat – voordat het klaar is voor gebruik in het buitenland.

Een tweede traject als voorbeeld:

1.) KvK – 2.) een beëdigd vertaler – 3.) rechtbank – 4.) Ministerie van Buitenlandse zaken – 5.) het consulaat  – voordat het klaar is voor gebruik in het buitenland.

De kosten per legalisatie

Voor onze diensten betaalt ons per traject, dus per land van bestemming. Uiteraard, de kosten die wij per document voor u maken bij de verschillende instanties, factureren wij u per e-mail nadat het consulaat uw aanvraag heeft geaccepteerd, omdat we geld voorschieten. Een klein overzicht van de kosten per instantie kunt u vinden op de pagina van het bestemmingsland.

Kan het ministerie van Buitenlandse Zaken alle documenten legaliseren?

Nee, zeker niet! Het ministerie van Buitenlandse Zaken kan alleen originele documenten van Nederlandse overheidsinstanties legaliseren (soms  kunnen ze ook voor bepaalde landen buitenlandse documenten in het buitenland legaliseren).  

Enkele voorbeelden: originele documenten van de gemeente, Kamer van Koophandel en alle andere Nederlandse ministeries.

Maar ik heb geen document van een Nederlands Ministerie, gemeente of Kamer van Koophandel, wat moet ik doen?

Vele soorten documenten

Dat is moeilijk te zeggen omdat er veel verschillende soorten documenten zijn, maar onze specialisten weten wat ze met uw documenten moeten doen.

Een beëdigd vertaler

In bijna alle gevallen moeten documenten in het Engels worden ingediend. De kosten van de beëdigde vertaler – net als bij notarissen zijn exclusief btw. De kosten voor de beëdigde vertaler zijn variabel, omdat de kosten worden berekend voor het aantal vertaalde woorden.

Handtekening legaliseren

De legalisatie vindt plaats doordat de notaris een verklaring plaatst onder uw handtekening, waarin hij uw handtekening voor echt verklaart. De verklaring van de notaris gaat vergezeld van zijn handtekening en ambtsstempel.

De Kamer van Koophandel (KvK) legalisaties

Als je een handtekening legaliseert of een document certificeert, biedt dit extra rechtszekerheid in het internationale handelsverkeer. Zo weet jouw buitenlandse klant bijvoorbeeld dat het document dat je hebt ondertekend rechtsgeldig is. Nadat KVK een document gecertificeerd heeft, heeft jouw leverancier de zekerheid dat een officiële instantie ernaar gekeken heeft.

Legalisaties: wat doet KVK?

KVK legaliseert de handtekening(en) op een document. Hiermee bevestigt KVK dat het document is ondertekend door iemand binnen het bedrijf die het document ook mag tekenen. Zo’n document is bijvoorbeeld een handelsfactuur. KVK legaliseert geen documenten die in strijd zijn met de wet. Denk hier aan documenten met teksten die gericht zijn tegen een geloof of ras. Ook legaliseert KVK geen documenten die een aantoonbare onwaarheid bevat. KVK legaliseert alleen de handtekening en niet de inhoud van het stuk.

Let op, de handtekening moet van de eigenaar of het bestuurslid van het bedrijf zijn! De naam en handtekening moeten geregistreerd zijn bij de Kamer van Koophandel.

Geen legalisatie van KVK uittreksels

Welke documenten niet? De KVK legaliseert niet haar eigen documenten. Dat zijn bijvoorbeeld uittreksels uit het Handelsregister of afschriften van een gedeponeerde jaarrekening van een bedrijf. Dit zijn al officiële KVK documenten en kunnen niet extra worden gelegaliseerd. Is er toch nog een extra legalisatie nodig van deze documenten? Biedt deze dan rechtstreeks aan bij het ministerie van Buitenlandse zaken.

Welke documenten kunnen worden gelegaliseerd of voorzien van een apostille?

Kort antwoord

Op deze vraag is maar één heel kort antwoord te geven: in Nederland alleen Nederlandse documenten en in België kunnen alleen Belgische documenten gelegaliseerd worden of een apostille krijgen. Ik zal het antwoord anders formuleren: De documenten die u wilt laten legaliseren of een apostille wilt plaatsen bij de ambassade van het land van bestemming kunnen alleen Nederlandse of Belgische documenten zijn!

Een voorbeeld

Een voorbeeld: u heeft een Chinese geboorteakte uit China die u voor uw huwelijk in Nederland wilt gebruiken. U kunt niet naar het Nederlandse Ministerie van Buitenlandse Zaken gaan om een ​​Chinese geboorteakte te laten erkennen (legaliseren).

Het Nederlandse Ministerie van Buitenlandse Zaken heeft geen idee of uw document al dan niet echt is.

U moet dus de Chinese geboorteakte in China laten legaliseren door de lokale overheid en misschien vertalen. Wanneer de Chinese overheid de Chinese geboorteakte heeft laten legaliseren, laat u deze legaliseren bij de Nederlandse ambassade in China. Daarna kunt u de geboorteakte pas in Nederland gaan gebruiken.

Reden

De reden is dat de Nederlandse ambassade in China het Chinese document – Chinese geboorteakte als echt heeft erkend.

Office address:
Anna Paulownastraat 63
2518 BC The Hague
The Netherlands

Business hours:
Monday – Friday 9:00 – 17:00

Route description

Contact us:
Tel +31(0)6-393 39 184
Tel +31(0)70 215 49 95
[email protected]