Artikel 1 – Definities

1. VisumService.nl: het visum- en legalisatiebemiddelingsbureau VisumService.nl, sinds 1997 gevestigd in Den Haag, Anna Paulownastraat 63, 2518 BC Den Haag, e-mail [email protected], telefoon 070 215 49 95.
2. Opdrachtgever: iedere natuurlijke persoon of rechtspersoon (particulier of bedrijf) die VisumService.nl opdracht geeft tot bemiddeling.
3. Autoriteiten: de ambassade, het consulaat of andere overheidsinstantie van het betreffende land of van Nederland (zoals BuZa/CDC, rechtbank, KvK, DUO, notaris of vertaler) die over een visum of legalisatie beslist of daaraan meewerkt.
4. Dienst: de bemiddeling bij het aanvragen van een visum of de legalisatie van documenten, waaronder controle van documenten en formulieren, indiening en ophalen.
5. Servicekosten: de vergoeding van VisumService.nl voor de bemiddeling.
6. Officiële kosten (leges): de door de Autoriteiten in rekening gebrachte kosten, meestal btw-vrij.
7. Indiening: het moment waarop de aanvraag door de Autoriteiten in behandeling is genomen.

Artikel 2 – Toepasselijkheid

1. Deze voorwaarden zijn van toepassing op alle offertes, opdrachten en diensten van VisumService.nl.
2. Afwijkingen gelden alleen als deze schriftelijk (ook per e-mail) zijn overeengekomen.
3. Door het verstrekken van een opdracht of het toesturen van documenten aanvaardt de Opdrachtgever deze voorwaarden.

Artikel 3 – Aard van de dienst: uitsluitend bemiddeling

1. VisumService.nl bemiddelt tussen de Opdrachtgever en de Autoriteiten, vanaf het begin van de aanvraag tot het verkrijgen van het visum of de legalisatie. VisumService.nl verkoopt geen visa en is geen reisbureau.
2. De Opdrachtgever blijft zelf de aanvrager. De beslissing over afgifte ligt uitsluitend bij de Autoriteiten van het betreffende land. VisumService.nl geeft geen garantie op afgifte of goedkeuring.
3. De consul is bevoegd aanvullende documenten op te vragen en/of een aanvraag zonder opgaaf van redenen te weigeren.
4. De Opdrachtgever is niet verplicht via VisumService.nl aan te vragen; aanvragen kan ook persoonlijk bij het consulaat.
5. Bij sommige visa moet de Opdrachtgever persoonlijk naar het consulaat, bijvoorbeeld voor het afgeven van biometrische gegevens.

Artikel 4 – Verplichtingen van de Opdrachtgever

1. De Opdrachtgever is verantwoordelijk voor juiste, volledige en tijdige informatie en documenten, en voor de juistheid van de ingevulde aanvraagformulieren.
2. Voor visumaanvragen is in alle gevallen het originele paspoort nodig. Dit moet voldoende geldig zijn volgens de eisen van het land (vaak minimaal drie tot zes maanden, soms een jaar).
3. Aanvraagformulieren moeten volledig en in blokletters worden ingevuld, bij voorkeur in het Engels. Een gekopieerde handtekening wordt niet geaccepteerd.
4. Voor buitenlanders, houders van een vluchtelingenpaspoort of personen zonder verblijfsvergunning in de Benelux kunnen andere voorwaarden gelden; de Opdrachtgever meldt zijn nationaliteit en verblijfsstatus.
5. De Opdrachtgever controleert zelf de geldigheidsdata (begin- en einddatum) van het afgegeven visum en de datum van binnenkomst.
6. Gevolgen van onjuiste of onvolledige informatie of documenten komen voor rekening van de Opdrachtgever.

Artikel 5 – Tarieven

1. De totale prijs bestaat uit de Servicekosten plus de Officiële kosten, en waar van toepassing kosten voor retourzending of aanvullende diensten.
2. Officiële kosten worden zonder winstopslag doorberekend. Betaalt VisumService.nl minder aan de Autoriteiten, dan wordt het lagere bedrag gefactureerd.
3. Autoriteiten kunnen hun tarieven zonder aankondiging wijzigen. Een verhoging wordt doorberekend; VisumService.nl is niet aansprakelijk voor schade door een tariefwijziging.
4. De actuele tarieven staan op de betreffende landpagina’s van de website. Bedragen worden vermeld inclusief of exclusief btw zoals aangegeven.

Artikel 6 – Facturering en betaling

1. De factuur wordt pas verstuurd nadat de aanvraag is ingediend (bij legalisaties: na acceptatie door de instantie of het consulaat).
2. Particulieren betalen de factuur vóór retour van paspoort of documenten.
3. Bedrijven betalen binnen de overeengekomen betaaltermijn; afhankelijk van het gekozen tarief zijn termijnen tot 60 dagen mogelijk.
4. Op kantoor zijn geen betalingen met pin- of creditcard mogelijk. Betaling geschiedt per bankoverschrijving volgens de gegevens op de factuur.
5. Bij niet-tijdige betaling is de Opdrachtgever na een schriftelijke herinnering in verzuim; VisumService.nl mag documenten onder zich houden totdat volledig is betaald, en de wettelijke rente en redelijke incassokosten in rekening brengen.

Artikel 7 – Annulering

1. Annuleert de Opdrachtgever nadat VisumService.nl de gegevens en documenten heeft ontvangen en gecontroleerd, maar voordat de aanvraag is ingediend, dan wordt € 35,- (incl. btw) in rekening gebracht voor de controle van documenten.
2. Na indiening van de aanvraag zijn de volledige Servicekosten verschuldigd.
3. Officiële kosten worden niet terugbetaald, ook niet bij weigering of annulering.
4. Kan een reis niet doorgaan door een ramp, epidemie of ander natuurverschijnsel, dan spant VisumService.nl zich in om het consulaat de visumkosten te laten terugbetalen. Als het consulaat daartoe niet bereid of in staat is, kan VisumService.nl de visumkosten niet vergoeden.

Artikel 8 – Verwerkingstijden

1. Alle vermelde verwerkingstijden zijn indicatief en gebaseerd op opgaven van de Autoriteiten. Als eerst andere instanties langs moeten (DUO, rechtbank, KvK, BuZa), komen daar werkdagen bij.
2. Autoriteiten kunnen per direct de vereiste documenten of procedures wijzigen, ook nadat een aanvraag is geaccepteerd. VisumService.nl is niet aansprakelijk voor vertraging of schade daardoor.
3. De Opdrachtgever houdt bij het plannen van de reis rekening met voldoende tijd; VisumService.nl is niet aansprakelijk voor gemiste vluchten of reizen.

Artikel 9 – Aansprakelijkheid

1. Gedurende de tijd dat VisumService.nl paspoorten of documenten in bezit heeft, is VisumService.nl aansprakelijk voor verlies, diefstal en beschadiging.
2. VisumService.nl is niet aansprakelijk voor schade door: (a) late afgifte van visa en documenten door het consulaat; (b) schade aan of verlies van documenten veroorzaakt door het consulaat; (c) schade aan of verlies van documenten tijdens vervoer door DHL of een andere koerier, PostNL/postkantoor, postbode of ander vervoermiddel; (d) weigering van het visum door de consul; (e) weigering van toegang aan de grens ondanks een correct afgegeven visum, aangezien een douanebeambte soeverein beslist; (f) het opvragen van extra documenten door de consul.
3. Behalve bij opzet of grove schuld is de aansprakelijkheid van VisumService.nl in alle gevallen beperkt tot het bedrag van de Servicekosten voor de betreffende opdracht.
4. VisumService.nl is nooit aansprakelijk voor indirecte schade of gevolgschade, zoals gemiste vluchten, hotel- of reiskosten en gederfde inkomsten.

Artikel 10 – Toezending, ophalen en retour van paspoorten en documenten

1. Na bevestiging door VisumService.nl stuurt de Opdrachtgever de originele documenten aangetekend of per DHL toe, of geeft deze op afspraak af op Anna Paulownastraat 63, 2518 BC Den Haag (door de grijze deur, binnen aanbellen). Bezoek is alleen op afspraak.
2. Retour gebeurt op de door de Opdrachtgever gekozen wijze: ophalen in Den Haag op afspraak, aangetekend retour of koerier/DHL, tegen het tarief op de website.
3. Het transportrisico van toezending en retourzending ligt bij de Opdrachtgever.
4. Paspoorten en documenten die niet binnen redelijke termijn na bericht worden opgehaald of waarvoor geen retourwijze is gekozen, worden bewaard voor risico van de Opdrachtgever.

Artikel 11 – Privacy

1. VisumService.nl verwerkt persoonsgegevens (waaronder paspoortgegevens) uitsluitend voor de uitvoering van de opdracht, en verstrekt deze alleen aan de Autoriteiten en vervoerders voor zover nodig, in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).
2. Zie voor meer informatie het privacy statement op visumservice.nl/privacy. Vragen over privacy kunnen worden gestuurd aan [email protected].

Artikel 12 – Klachten

1. Klachten over de dienstverlening worden zo spoedig mogelijk, bij voorkeur binnen 14 dagen nadat de Opdrachtgever het gebrek heeft ontdekt, schriftelijk gemeld via [email protected], met een duidelijke omschrijving.
2. VisumService.nl reageert binnen 14 dagen inhoudelijk op een klacht.
3. Een klacht schort de betalingsverplichting niet op, tenzij VisumService.nl schriftelijk anders aangeeft.

Artikel 13 – Toepasselijk recht en bevoegde rechter

1. Op alle overeenkomsten met VisumService.nl is Nederlands recht van toepassing.
2. Geschillen worden voorgelegd aan de bevoegde rechter van de rechtbank Den Haag, onverminderd het recht van consumenten om binnen de wettelijke termijn voor de volgens de wet bevoegde rechter te kiezen.
3. Bij verschil tussen de Nederlandse en Engelse tekst is de Nederlandse tekst bepalend.